Dokumen ini menjelaskan bagaimana “Hanyu-no-obasanchi” (“Fasilitas”) menangani informasi pribadi dalam penyediaan layanan (“Layanan”). Tamu yang mengajukan permohonan untuk menggunakan Layanan disebut sebagai “Tamu.”

1. Pengumpulan Informasi Pribadi
Fasilitas mengumpulkan informasi pribadi hanya dalam batas yang diperlukan untuk menyediakan Layanan, sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah dijelaskan atau diumumkan kepada Tamu.
Informasi pribadi yang diperlukan untuk menyediakan Layanan meliputi: Nama, alamat, nomor telepon, alamat email, pekerjaan, dan bagi tamu internasional: kewarganegaraan, nomor paspor, serta salinan paspor, serta permintaan atau kebutuhan terkait Layanan. ※ Salinan paspor diambil sesuai dengan peraturan di Jepang.

2. Penggunaan Informasi Pribadi
Fasilitas menggunakan informasi pribadi untuk tujuan berikut:
Penyediaan akomodasi, pengalaman, dan layanan terkait lainnya
Menghubungi Tamu mengenai reservasi dan informasi terkait
Penggunaan lain yang diperlukan untuk operasional Fasilitas

3. Penyediaan Informasi Pribadi dan Informasi Terkait Citra (Foto/Video)
Fasilitas dapat memberikan atau menyerahkan informasi pribadi atau informasi terkait citra Tamu kepada pihak ketiga dalam batas yang diperlukan pada kondisi berikut:
Jika Tamu meminta bantuan untuk pemesanan atau pengaturan fasilitas wisata
Jika diperlukan untuk koordinasi dengan agen perjalanan yang digunakan Tamu
Jika terjadi keadaan darurat medis dan persetujuan Tamu sulit diperoleh
Jika diwajibkan oleh hukum
Jika Tamu memberikan izin untuk pengambilan foto/video atau untuk publikasi pada situs web atau media sosial Fasilitas ※ Izin tersebut akan dikonfirmasi melalui formulir check-in.

4. Pengelolaan Informasi Pribadi
Fasilitas mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencegah kebocoran, kehilangan, atau perubahan informasi pribadi, dan mengelolanya dengan tepat.

5. Permintaan Akses, Perbaikan, atau Penghentian Penggunaan
Jika Tamu mengajukan permintaan untuk mengakses, memperbaiki, menambah, menghapus, menghentikan penggunaan, atau menghapus informasi pribadi mereka, Fasilitas akan memverifikasi identitas Tamu dan menanganinya dalam jangka waktu yang wajar (biasanya dalam 30 hari).

6. Kepatuhan dan Peninjauan
Fasilitas mematuhi hukum dan peraturan Jepang yang berlaku terkait informasi pribadi, dan akan meninjau serta meningkatkan kebijakan ini sesuai kebutuhan.